Jennis tips för effektiva arbetsdagar när man jobbar hemifrån 💻


I en molnbaserad social mediebyrå sker arbetet utanför uppdrag hos kund normalt till största del hemifrån. Omstädnigheterna kring Covid-19 pandemin har därför inte haft så stor påverkan på hur Jenni Laapottis arbetsdagar ser ut idag. Hon är nämligen van att arbeta med sitt hem som kontor. I detta bloginlägg berättar Jenni om hur det är att jobba på distans och bjuder även på sina bästa tips för hur man får dagen att löpa på som vanligt – fast man jobbar hemma.

Att jobba hemifrån – av Jenni Laapotti

Att arbeta hemifrån har sina fördelar. Man jobbar ofta mer ostört än en arbetsplats, digitala möten brukar vara effektivare än fysiska möten och det går oftast att vara mer flexibel i hur man lägger upp sin arbetsdag. Samtidigt kan det bli ensamt, svårt att hålla igång motivationen och svårt att hålla koncentrationen när hemmet är fullt av andra ”måsten” som kan locka på uppmärksamheten. Jag har jobbar som tjänsteman både som anställd och egen företagare och förstår svårigheterna med att ställa om till distansarbete. Så här kommer mina tips på hur du kan få till ett effektivt och motiverande arbetsrutiner när du jobbar hemifrån:

 

Planera dina arbetsdagar

Jag har två metoder jag utgår ifrån när jag planerar mina arbetsdagar för att kunna få till en så effektiv och motiverande arbetsdag som möjligt.

Djupjobb och ströuppgifter

För det första delar jag upp min tid mellan djupjobb och ströuppgifter. Vissa arbetsuppgifter blir väldigt ineffektiva att genomföra ifall man blir avbruten av andra eller för den delen av sina egna tankar. Är det en arbetsuppgift som känns tung eller tråkig så finns det också en risk att man blir frestad att fixa den där tvätthögen eller vattna blommorna istället, för att ta itu med jobbet senare. Därför tycker jag det är bar att i förhand veta vilka uppgifter som kommer behöva en djupare koncentration under en längre tid.

Prioriterade arbetsuppgifter

För det andra så brukar jag ha en topp 3-prio lista. Varje dag listar jag upp tre större arbetsuppgifter som jag har som mål att bli klar med under dagen. Det kan till exempel vara Annonskampanj X, Nylägesanalys för kunden X och prospectering på LinkedIn. För mig är just tre stycken större uppgifter ett lagom mål för dagen. Givetvis kommer det småsaker emellan, som någon kampanj som måste justeras, kundsamtal, mail att besvara och kanske något möte man ska delta på. Ibland om jag har väldigt mycket ströjobb, om jag till exempel ligger efter med mailen, har väldigt många offerter som ska ut, eller många inlägg som ska sponsras, då klumpar jag ihop dem och avsätter ett block djupjobb för att bli klart med allt.

Avsätta tid i din kalender

Jag planerar också in allt detta som block i min kalender. Djupdjobb, som ofta också är en priouppgift, gillar jag att planera in under morgonen. Då brukar jag ha enklast att hålla koncentrationen och blir minst störd av andra uppgifter. Är det någon uppgift som jag vet kommer att vara tyngre eller tråkigare, så planerar jag in den allra först. Det var ett trick jag lärde mig av min kollega Cecilia. Om man tar det tråkigaste först så slipper man ångesten som ofta följer med en hela dagen tills arbetsuppgiften är gjord.

Så här kan min kalender se ut om jag jobbar hemma hela veckan och har mycket inplanerat. Jag färgkodar och använder lila för möten med andra personer, blått för arbetstid relaterat till kund och rosa för internt arbete. Jag håller det sällan till punkt och pricka. Men det är ett sätt för att planera mina arbetsdagar (en sorts uppgiftslista) och också för att boka upp tid till sådant som är viktigt. Arbetsuppgifter som hamnar inom ströuppgifter gör jag ofta direkt på morgonen, när jag får tid över och sist på dagen.

Bryt av med pauser

Pauser är ett måste för mig för att kunna hålla koncentrationen och energin under dagen. För mig är pauser ett verktyg för att få så mycket som möjligt gjort under de timmar jag jobbar.

Paus för att fylla på energi

Jag brukar ha tre större pauser under dagen för fika och lunch. När man jobbar hemma är det lätt att man skjuter på dessa för att man har ett bra flow, eller helt enkelt glömmer av sig. Till skillnad från en arbetsplats där man oftast rör sig med strömmen. Jag undviker att skjuta eller skippa dessa pauser, för jag vet att även om jag har ett bra flow nu, så kommer jag bli segare efteråt om jag inte får i mig lunch eller mellanmål. Så genom att hålla i dina fika- och lunchpauser ser du till att hålla en jämn energinivå över hela dagen.

Under lunchen brukar jag dessutom passa på att ta en 20-30 minuters promenad. Det gör verkligen under för hur mina eftermiddagar fungerar!

Micropauser

När man jobbar hemma får man sällan naturliga micropauser som uppstår på en arbetsplats. När man hamnar att prata med en kollega vid kaffeautomaten eller när man behöver röra på sig för att byta lokal till ett möte. Därför kompletterar jag alltid med micro pauser under min arbetsdag. Ta en micropaus på 1-2 minuter och bryt av dina arbetsuppgifter med något helt annat. Jag brukar slå två flugor i en smäll och passar på att till exempel fylla i tvättmaskinen, tömma diskmaskinen eller fluffa till kuddarna i soffan. Vad som helst fungerar, så länge du stiger upp och gör något annat en stund. Dom reglerna jag dock har är att jag måste ha gjort klart den arbetsuppgift jag håller på med innan en micropaus och jag får heller inte ta micropauser när jag gör den där mindre roliga uppgiften jag egentligen skulle vilja skjuta på.

Få till bra och effektiva Digitala möten

Hur man effektiviserar fysiska möten har varit omtalat ett tag och egentligen fungerar många av principerna även för digitala möten. Så samma regler som att:

  • Respektera andras tid genom att vara i tid till mötet
  • Hålla sig till ämnet för mötet och låt inte en uppkommen diskussion ta över tiden för resten av punkterna på agendan. Boka istället in ett nytt möte för att diskutera det vidare.
  • Boka inte för långa möten. Det är lätt att även digitalt börja prata om annat om man har mötestid kvar fastän alla punkter är diskuterade.

Men det finns några saker som skiljer sig lite extra när man håller digitala möten:

  • Att delta i ett icke relevant möte är tidsslöseri i ett fysiskt möte, men det märks på något sätt extra mycket i ett digitalt möte. Så se till att tänka en extra gång på vilka du bjuder in till ett möte och om ett möte du blivit inbjuden till är relevant just för dig.
  • Eftersom man inte ser sina kollegor dagligen när man jobbar på distans, kan det vara smart att boka in fler andra typer av möten än på en fysisk arbetsplats. Kanske er avdelning kan ha ett gemensamt avstämningsmöte varje vecka, en digital fikarast eller kreativa workshops där arbetskollegor får möjlighet att bolla saker med varandra? Dessa typer av möten ökar känslan av samhörighet och gör att arbetsveckan känns lite mindre ensam.


Cecilia Victoria Kärrberg (Digitalsnack), Klaus Bitschnau (Den digitala Whiskykalendern) och Patrik Stenberg (Ludvig & Co) på Digitala kafferasten

Avsluta arbetsdagen som planerat

Beroende på hur man är som person har man antingen väldigt lätt för denna del, eller så tenderar man att sluta tidigare eller senare än planerat. För min del gäller det sistnämnda (det gäller tydligen inte för dem som har barn fick jag höra, för då löser sig problemet själv). Jag kan lätt drar ut på arbetsdagen bara för att jag kan. Listan med uppgifter man har som tjänsteman tar sällan slut och jag är en sådan som fått jobba på att det är okej att ha en lista kvar till nästa dag. Nu när du jobbar hemma är det inte heller lika lätt att låta bli att ta med sig jobbet hem. Därför kan det vara bra att ha en tydlig avskiljare mellan professionell och privat tid och se till att sluta jobba som planerat.

Samma gäller dem som har svårt att hålla motivationen uppe och frestas av att sluta lite tidigare eftersom man jobbar hemifrån. Här kommer min topp-3-lista in. Har man satt ett mål för dagen blir det enklare att avgöra om du faktiskt har jobbat klart för dagen eller inte. Jag är en sådan som brukar börja jobba vid 07:00 och brukar försöka hålla mig till att min topp-3-lista bör vara klar innan 16:00. Vilket den oftast är om jag inte avvikit från min planerade arbetsdag. Då gör jag en sista check i mailen för att se om det är något akut kvar som behöver göras och har en timme kvar för ströjobb (eller mina prioriterade uppgifter om jag inte hunnit med dem). Senast 17:00 stänger jag min laptop och slutar med gott samvete för dagen.

Skapa och hålla i rutiner

Nu har ni läst hur jag planerar och strukturerar mina dagar. Med mina verktyg och egna regler har jag byggt upp en viss rutin för mig själv. Och det är viktigt för mig att jag håller mig till dessa, för annars blir jag snabbt ineffektiv. Det vet jag, för det har hänt mer än en gång att jag avvikit från dem. Jag har skippat min lunchpromenad för att jag hade så mycket att göra (egentligen orkade jag nog bara inte men det var enklare att skylla på arbetet), jag har ätit lunch vid 15:00 för att jag hade ett bra flow eller skjutit upp mina djupjobb till slutet av dagen. Men det finns några små saker som jag har tagit som knep för att underlätta att jag inte faller ur mina rutiner.

Jag har två stycken favorit-spellistor på Spotify, en för förmiddagen och en för eftermiddagen. På något sätt känns det som att kroppen kommer ihåg och igång bättre eftersom jag känner igen musiken.

 

Jag kollar aviseringar och mail reglerat. Jag vet om att jag är lättdistraherad och snabb på att hoppa på olika bollar om man kastar dem till mig. Därför undviker jag att sätta mig i en sits där jag kommer bli frestad att avvika från min plan. Det gör jag genom att inte spontankolla aviseringar eller min inkorg. Dessa kikar jag oftast på morgonen, efter lunch och sista timmen innan jag slutar för dagen. Då avbryts inte min koncentration lika ofta och jag får tid att hantera både mitt planerade arbete och uppkomna saker på bättre sätt.

Måndagen är viktig! Om måndagen går enligt plan så brukar resten av veckan följa med. Därför försöker jag vara extra noga med att just få måndagen att fungera för mig.

För just dig kanske det är något helt annat som gör det enkelt att hålla rutinerna. Kanske behöver du komma igång på morgonen med en nybryggd kopp kaffe (ytterligare en bonus att jobba hemifrån – alltid gott kaffe!) eller köra en timer för dina micropauser. Det gäller att hitta vad som fungerar för en själv.

 

Hoppas ni som fått ställa om och jobba hemifrån och ni som sen tidigare redan jobbat hemma tyckte något av tipsen var användbara!

Vänliga hälsningar 💕 //Jenni